Durf ook te stoppen met communicatietechnologie

Was vroeger alles beter?
Samenwerken, organiseren (en veranderen) gebeurt als sinds mensenheugenis door interactie tussen mensen. Door te communiceren wordt gezocht naar duiding en betekenisgeving van allerlei situaties en omstandigheden. Vroeger moest je fysiek bij elkaar zijn om met elkaar te kunnen communiceren. Wilde je wat verder uit je directe omgeving met iemand communiceren of samenwerken dan moest je een eind lopen of iets met rooksignalen doen.

Zo zal er vast wel ooit een oude indiaan zijn geweest, die zich jaren lang had bekwaamd in het voeren van de onderlinge dialoog bij fysieke aanwezigen en hoofdschuddend toekeek naar die jonge indiaan die te lui was om te lopen en ging experimenteren met communiceren met rooksignalen. Dat kon toch niet goed gaan? Dat was toch vragen om misverstanden en miscommunicatie?

Het Nieuwe Samenwerken en Communiceren
Samenwerken en informatie uitwisselen zijn vanuit de optiek van bereikbaarheid en de overvloed aan mogelijkheden nog nooit zo makkelijk geweest. De mogelijkheden om met elkaar te communiceren nemen exponentieel toe en de kosten blijven dalen.

Door het toenemen van de mogelijkheden ontstaan er wel weer hele andere issues. Wie bereik je op welke manier? Wat zijn je eigen voorkeuren voor de manier van communiceren en middel(en) waarmee je communiceert? Wanneer gebruik je welke technologie? Heb je wel de vaardigheden om alle middelen te gebruiken?

Met alle nieuwe mogelijkheden krijg je ook last van de wet van de remmende voorsprong. Alle mogelijkheden komen erbij en iedereen adopteert ze in zijn of haar eigen snelheid. En omdat voor communicatie er minimaal twee personen nodig zijn kan contact dus op steeds meer verschillende manieren ontstaan en via verschillende platformen en techniek tot stand komt.

Verschillende karakteristieken
Nu is het denk ik niet zo interessant wat er technologisch allemaal kan. Veel interessanter zijn de verschillende karakteristieken, vaardigheden en gedragingen van mensen in combinatie met alle mogelijkheden die er zijn om te communiceren en samen te werken.

Onder het mom van ‘als je eenzaam bent, organiseer je een bijeenkomst’ zijn er mensen die een duidelijke voorkeur hebben om te communiceren en samen te werken middels bijeenkomsten waarbij iedereen fysiek aanwezig is. Er zijn inmiddels waarschijnlijk steeds meer mensen die er achter komen dat fysiek aanwezig zijn bij overleg soms nuttig en zelfs noodzakelijk is, maar veel vaker juist weinig effectief en productief is. En zo ontstaat de vraag: Should We Quit Scheduling Meetings?

Er zijn mensen die stellen dat vergaderen of een bedrijf leiden via de telefoon niet kan. En toch heeft Stephen Wolfram van Wolfram Research het gedaan. Tijdens zijn semi-sabbatical van bijna tien jaar staat hij bekend als een betrokken en empatische parttime-time “CEO by Phone“. Daarentegen zijn er ook weer mensen helemaal gestopt met bellen (She quit calling), omdat ze het niet kunnen, een inbreuk vinden op hun privacy of geen plek hebben om rustig te bellen. Je bent met een mobiele telefoon immers makkelijk bereikbaar, maar degene die je belt kan vaak niet zien of je wel beschikbaar bent en voicemail is bijna de meest onproductieve uitvinding ooit.

Ook zijn er mensen die zeggen dat Social Media oppervlakkig zijn en ons contactgestoord maken, terwijl anderen goed beargumenteerd het tegendeel beschrijven. Zo zijn er dus mensen die uit de rat race van de e-mailterreur stappen (We Quit Mail #wqm ) en alleen nog maar gebruikmaken van Social Media en samenwerkingsplatforms omdat het socialer, leuker en productiever is. Heel krachtig is dat de initiatiefnemers van We Quit Mail het voor hun klantencontacten kunnen permitteren te stoppen met email en zich geen zorgen maken of ze iets missen.

Alle bovenstaande verschillende voorkeuren, situaties, personen en manieren van samenwerken en communiceren worden vaak ook nog ondersteund door, al dan niet wetenschappelijk, onderzoek als bewijs en legitimatie voor ieders keuzes, voorkeuren en gedrag.

Ergens mee stoppen of iets gaan doen?
Het nieuwe communiceren en samenwerken gaat natuurlijk over een gezamenlijk doel bereiken maar dan op een manier waarbij je optimaal gebruik maakt van de overvloed van manieren om te communiceren en bestanden – en kennis te delen. Maar moet je nu iets gaan doen of ergens mee stoppen? Volgens mij is het een goed idee om iets met beide te doen.

Stoppen met het gebruik van een bepaald middel vereenvoudigt samenwerken en communiceren en is een prima impuls om samen nieuwe tools en technieken te gaan gebruiken. Het geeft rust om niet alle kanalen op te hoeven gebruiken en het is leuker en productiever. Wat ook veel rust geeft, is het besef dat alle communicatie, kennis en informatie er altijd al was. Het wordt nu alleen maar inzichtelijk en als je dat wilt kun je er misschien wat mee.

Als je stress krijgt van de hoeveelheid opties, de snelheid, de hoeveelheid informatie en/of notificaties zet dan gewoon eens een tijdje wat uit. Alle apparaten hebben een knop waarmee die uit kan.

Het aller belangrijkste om te gaan doen is vaardigheden te leren en te ontwikkelen om via de diversiteit aan nieuwe tools en mogelijkheden te communiceren. Kies een nieuwe tool en experimenteer er mee. Veelal kan het gratis. Je merkt vanzelf wat er handig is en wat niet. Het gaat daarbij niet alleen om de vaardigheid van het bedienen van tool x, y of z. Maar de vaardigheid om er mee te communiceren en samen te werken met een diversiteit aan mensen en mogelijkheden zoals face-2-face, tekst, voice, video, gedeelde documenten en combinaties daarvan. Als je een paar tools hebt geprobeerd zul je zien dat techniek niet meer het issue is en kun je weer een stap verder.
Ga gewoon eens op een andere locatie dan je normale kantoor of werkplek zitten en kijk eens hoever je komt. Nog effectiever is dat met een groepje (allemaal op andere plek) te doen en te evalueren waar je tegen aanloopt en tips en trucs uit te wisselen.

De belangrijkste vaardigheid is wel om met je samenwerkingspartners snel en tot goede afspraken te kunnen komen over het gebruik van de juiste middelen voor de werkzaamheden die je moet doen. En ook hier geldt, blijf je hangen in de discussie over de vorm, kom je niet toe aan de daad zelf.

 


 

Over Albert Roelofswaard:

Albert is partner bij Bureau Doenkers en ondersteunt organisaties bij de implementatie van strategische veranderingen zoals nieuwe manieren van (samen)werken en organiseren. Hij heeft ruime ervaring met complexe verandertrajecten bij grote organisaties en was onder andere werkzaam als programma manager voor ‘Het Nieuwe Werken’ bij SNS REAAL.