Het ideale kantoor? M&M’s verboden!

De charismatische Jason Fried is duidelijk in zijn TED Talk Why work doesn’t happen at work. Kantoren werken niet omdat je er voortdurend wordt gestoord en dan vooral door M&M’s oftewel de meetings en managers. Om echt waardevol werk te kunnen doen, heb je je volle aandacht nodig en dat lukt zelden in kantoren. Het klinkt misschien wat populistisch: mopperen op vergaderingen en managers maar Fried maakt zijn punt wat mij betreft 100% waar. M&M’s storen. Tenzij je er iets over afspreekt, natuurlijk.

Een dag op kantoor
Je wandelt je kantoor binnen en zegt even goedendag. Wat small talk links en rechts, een espresso en aan de slag. Een uur tot de eerste vergadering dus hup aan de slag. Je manager komt langs en wil even een update over een project waar hij zo meteen iemand over moet bellen. Oh, een collega schuift even aan, want hij heeft ook wat input daarover. Klaar? Aan de slag. Tekstverwerker starten en schrijven! Eens zien … Ah, nog even de manager aan je bureau. Of je niet vergeet het TPS-rapport af te maken en het Penske-dossier te updaten? Check! Aan de slag …

Wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag?
Bijna iedereen klaagt erover: op kantoor kun je niet werken. Tenminste niet met volle aandacht langere tijd achter elkaar. Fried vergelijkt het met slaap. Om echt te slapen heb je fasen die leiden naar de diepste slaap. Bij onderbrekingen kom je niet in die diepste slaap want met elke onderbreking begin je weer bij fase 1. Zo is het ook met concentratie. Je zit niet zo maar op het diepste niveau van concentratie. Daar zijn fasen voor en bij een onderbreking ben je weer enkele fasen terug. Crenshaw is daar ook duidelijk over in zijn Myth of Multitasking : je switch taskt en elke switch kost tijd. Zeker als de switch wordt geforceerd door een storing van buiten af.

Zijn de storingen dan niet nuttig? Nou ja, de kans bestaat dat iemand nu iets moet weten en jou stoort maar dat jouw antwoord niet je beste antwoord is. Hoe vaak heb je na een klein overlegje nog een nabrander of iets dat je nog even mailt? Een briefje of mailtje en dan meerdere vragen in één keer goed aanpakken, levert ook beter overleg.

Productiever zijn? Get Things Done! Getting Things Done® (oftewel GTD) ) is een productiviteitsmethode die begon met het gelijknamige boek van David Allen in 2001. Sindsdien is GTD uitgegroeid tot een praktische manier van werken die je helpt met volle aandacht dat te doen waar je op dat moment mee bezig bent.

  • Is wat je nu kunt doen het belangrijkste wat je kunt doen?
  • Ben je met je volle aandacht bij dat wat je nu doet?
  • Zorg dat alles wat je aan je hoofd hebt uit je hoofd gaat naar een systeem dat je vertrouwt

Focus!
Een aspect van GTD is werken met volle aandacht. GTD is veelzijdiger en complexer maar dat komt het best tot zijn recht door het boek van David Allen te lezen of een training te volgen.

Hoe houd je dus op de plekken waar je werkt focus? Of je nu thuis, in een espressobar of een kantoor werkt op al die plekken zijn afleidingen. Soms is dat juist lekker maar er zijn momenten dat je je volle aandacht nodig hebt.

  • Doe een dagstart van maximaal 15 minuten, zodat iedereen uit je team en je manager bij is. Dat scheelt storingen in rest van de ochtend.
  • Spreek met collega’s af dat je elkaar vragen die niet acuut dringend zijn in elkaars postvak doet. Neem een paar keer per dag die vragen door en bespreek ze dan grondig. Liefst staand bij een whiteboard en niet in een vergadering. Houd het praktisch.
  • Zet e-mailnotificaties uit en kijk twee a drie keer per dag in je inbox. Laat je taakbalk uit beeld zakken, zodat die je niet herinnert aan andere taken. Zet de toepassing waar je in werkt op schermvullend.
  • Doe een mind dump voor je echt aan de slag gaat. Zorg dat je alles wat je aan je hoofd hebt, noteert voordat je begint met werken. Dat kan in je takenmanager, op indexkaartjes, in je molenkin. Als het maar uit je hoofd is. De gedachten poppen anders op als je aan de slag gaat.
  • Leg een notitieblok bij je werkplek om invallen, acties, et cetera te noteren zonder ze verder aandacht te hoeven geven. Heb je een inval, dan noteer je die en werk je door aan je oorspronkelijke taak.
  • Zorg dat je helder wat je gaat doen en wat je daarvoor nodig hebt. Moet je zo meteen Googelen om iets uit te zoeken of in je mail, dan is de kans op afleidingen groot. Dus wat is er af als je zo meteen klaar bent en wat is concreet de taak die je te doen hebt?
  • Maak werken met aandacht en ruimte voor goed overleg hebben onderwerpen van je teamoverleg.

Meer weten?
GTD® trainingen worden in de Nederland namens de David Allen Company door Meereffect verzorgd. Op de site vind je allerlei nieuws, artikelen en een cursusagenda.


 

Over Arjan Broere:

Arjan Broere als gecertificeerd Getting Things Done-trainer werkzaam bij Meereffect. Arjan traint kenniswerkers in themas als timemanagement, productiviteit,slimmer werken en is gespecialiseerd in GTD. Daarnaast publiceert hij regelmatig op onder andere lifehacking.nl. Eerder schreef Arjan een aantal boeken over onderhandelen met als invalshoek hoe onderhandel je scherp zonder bot te zijn. Meer over Arjan Broere op arjanbroere.com of @arjanbroere.