Het ideale kantoor is er één op maat van JOUW organisatie

Als ik bedrijfsleiders hoor spreken over het nieuwe werken (NW) en het kantoor van de toekomst, merk ik vaak dat ze teveel denken in termen van flexibele werkuren, thuis werken en open kantoren die samenwerking moeten stimuleren. Wat ze zo vaak vergeten is dat ze de NW aanpak in een uitgebalanceerde mix – deels op kantoor, onder vaste en flexibele uren, en deels thuis of op derde werkplaatsen – moeten personaliseren op maat van hun eigen bedrijf. Er bestaat geen one size fits all. Kijk eerst naar je eigen bedrijf: hoeveel mobiele werkgevers heb ik, hoeveel vergaderruimtes zijn er nodig, hoeveel ‘stille’ ruimtes, wie moet altijd op kantoor zijn (niet alle functies zijn geschikt voor mobiel werken), wie heeft een vast bureau nodig,… Dit is voor ieder bedrijf anders.

Eén van de zaken die nog het meest over het hoofd worden gezien is hoe een organisatie bij haar NW strategie rekening moet houden met de voorkeuren van de verschillende generaties. Want die kijken heel anders aan tegen wat de beste NW mix inhoudt en hoe het ideale kantoor eruit ziet. Voor de oudere generaties – die zelf thuis werken of geconfronteerd worden met een collega die thuis zit – bestaat bijvoorbeeld wel degelijk een waardeverschil tussen online en offline communiceren en collaboreren. Jongeren ondervinden hier heel wat minder gevolgen van, omdat de kloof tussen reëel en virtueel voor hen veel minder diep is. Ik denk bijvoorbeeld aan hoe mijn twee dochters die bij andere familieleden logeerden, hun skype opgezet hadden zonder dat ze daarvoor de hele avond met elkaar hoefden te praten. Zo bevonden ze zich eigenlijk de hele avond door samen in één grote virtuele ruimte.

Babyboomers en ook de oudere X’ers maken nog sterk dat onderscheid maakten tussen face-to-face en virtueel. Zo zijn steevast een grote voorstander van ‘live’ vergaderingen. Ze vinden dat spelers die zich in dezelfde fysieke ruimte bevinden, veel beter interageren. Virtueel vergaderen is volgens hen niet ‘menselijk’ genoeg. Alsof iets dat gefaciliteerd wordt door technologie plotseling menselijkheid uitsluit. Jongeren voelen dit helemaal niet als een ‘gap’ aan. Wanneer de huidige virtuele vergaderoplossingen (die ongekende interactiemogelijkheden bieden) meer democratische prijzen zullen hebben, zal dit ‘probleem’ zich echter steeds meer uitschakelen.

Het onderzoek van Acerta  – waarop ik mijn boek ‘Iedereen Baas, Over Samenwerken met Vier Generaties’ deels baseerde –  wees wel uit dat alle generaties in ongeveer dezelfde mate op zoek zijn naar een aangename werkplek, met goede materialen en up-to-date software. Goed ingerichte, lichte en open kantoren moeten dus op de prioriteitenlijst staan van wie getalenteerde werknemers (van alle leeftijden) willen aantrekken en behouden. Nog meer dan bij andere generaties, is dit cruciaal voor generatie Y en Z. Zij hechten namelijk veel belang aan hun werkgeluk. En – weinig loyaal als ze zijn –  zullen ze er niet voor terugdeinzen om ergens anders hun werkgeluk te zoeken als ze de huidige werkomgeving onaangenaam vinden.

Generatie Y heeft ook een relatief grote nood aan transparante instructies en begeleiding, wees Acerta’s onderzoek uit. Als ze te vaak van thuis uit werken, zullen ze allicht een gebrek aan steun ervaren. We mogen niet vergeten dat dit de generatie is die een aangename werksfeer en nauwe banden met de collega’s nastreeft. Net zoals in hun online gemeenschappen, zijn ze echt op zoek naar die onderlinge verbondenheid van een ‘community’. Ze kunnen bijvoorbeeld erg genieten van een informele lunchpauze met de collega’s en zullen dit natuurlijk missen als ze nauwelijks op kantoor zijn. Ook voor generatie Y is een goede balans tussen fysieke en virtuele ‘aanwezigheid’ dus cruciaal, zij het om andere redenen dan de babyboomers.

Gezien hun nood aan heldere instructies, omkadering en camaraderie met de collega’s mag het dan ook niet verwonderlijk heten dat slechts 34% van generatie Y thuis kunnen werken belangrijk vindt. Ook maar 33% van de babyboomers hecht waarde aan thuiswerken, misschien omdat ze hier niet mee opgegroeid zijn. Niet minder dan 41% van generatie X, echter, wil graag thuis kunnen werken. Logisch misschien, omdat ze vaak in een levensfase met kinderen verkeren, waar ze dan op woensdagmiddag een oogje op kunnen houden. Als hun kinderen nog erg jong zijn, vraag ik hen echter om deeltijds te werken in dat laatste geval. Zelf een moeder van vijf kinderen, weet ik uit ervaring dat het onmogelijk is om werk te verzetten in de nabijheid van een kleuter. Wie thuis werkt, moet effectief ook werken. Het mag geen veredelde parttime job worden, waarbij geen resultaten kunnen voorgelegd worden voor de prestaties thuis.

De beste NW combinatie blijft voor mij een multichannel aanpak waarbij alle verschillende kanalen samen samenwerking zo veel mogelijk stimuleren. De door het digitale werken gevoede vermindering van face-to-face omgang – dat bijvoorbeeld zo belangrijk is voor de babyboomers – dient daarom gecompenseerd te worden met een erg open ruimtelijke schikking in fysieke kantoren. Ik heb het over lange tafels in open ruimtes, met weinig muren en deuren. Maar ook voldoende ‘fun’ ruimtes om samen te kunnen eten en bijvoorbeeld sporten, wat dan weer erg belangrijk is voor de jongere generaties. Voor private vergaderingen of intensieve brainstorm- en praatsessies die anders de collega’s zouden storen, moeten er uiteraard ook voldoende meeting rooms voorzien zijn. Het ideale kantoor bestaat eigenlijk maar in één maat: dat van JOUW organisatie en JOUW werknemers.

 

 

 

 


 

Over Saskia:

Saskia Van Uffelen is ruim 25 jaar werkzaam in de informatie- en communicatietechnologie (ICT) sector. Ze heeft nationale en internationale sales en marketing functies bekleed bij Xerox, Compaq, HP, Arinso, Bull en CSB Consulting. Sinds mei 2014 is zij CEO voor België en Luxemburg van Ericsson, een functie die haar in het hart van de Networked Society bracht. Met een scherp oog voor de menselijke aspecten van samenwerking in een bedrijf richt ze zich onder andere op het waarborgen van synergieën tussen de verschillende generaties binnen Ericsson. Ze is benoemd tot ICT Woman of the Year in 2011 (Data News), ‘Digital Champion 2012’ van België, Inspiring Lady of the Year 2013 in Science, Technology and Research in Luxembourg (Inspiring Wo-Men). Saskia Van Uffelen is getrouwd, en moeder van vijf kinderen. Tevens is zij de auteur van het boek “Iedereen baas!”